¿Cómo organizar un evento?

En esta época del año, que empieza el calorcito, los días son más largos tenemos ganas de disfrutar del tiempo y muchos negocios locales se animan a participar en eventos o a crearlos para invitar a sus clientes.

Los motivos para celebrar un evento son muy variados, lanzar y promocionar un nuevo servicio o producto, celebrar un aniversario, generar nuevos contactos profesionales y por otra parte están los que son más familiares como las bodas, los bautizos o los cumpleaños. Sea del tipo que sea el evento hay ciertos detalles en los que se tiene que pensar igualmente.

¿Cuándo y dónde crearás el evento?

A la hora de planificar un evento pensamos en la fecha y hora que se celebrará, así como la ubicación dónde asistirán los invitados. Cuando se trata de un comercio pequeño, que tiene un local comercial en la ciudad puede que el lugar más indicado sea el propio establecimiento, aunque si queremos reunir a mucha gente podremos buscar «aliados» para suplir el espacio.

Los lugares más frecuentes para la organización de eventos son las salas polivalentes, los salones de hoteles, algún bar o restaurante, la idea es que escojas un sitio en el que tanto tus invitados se sientan cómodos así, como la imagen del evento (la del negocio) que tendrás que cuidar para que reconozcan y lo más importante, lo recuerden en el futuro.

¿Qué ofrecerás a tus invitados?

El programa es parte fundamental para un evento porque dependiendo de lo interesante o aburrido que lo hagas podrá asistir más o menos gente. Antes se realizaban muchos menos eventos, pero con el networking y las redes sociales han cambiado un poco y diferenciarte en los contenidos o la programación de los mismos puede ser la clave del éxito. Los pequeños comercios cada vez crean más en sus establecimientos para conocer a nuevos clientes.

¿Cómo vas a convocar a la gente?

Ya has seleccionado el sitio de celebración, lo que vas a hacer el día del evento y el siguiente paso es invitar a las personas que quieras que asistan, hay diferentes opciones para ello. Puedes generar un evento en Facebook en el que invitas a todos tus amigos o sólo a algunos, además podrás incitar a que los propios asistentes interactúen entre ellos a través del citado evento.

Tienes otra opción más clásica, diseñar unas invitaciones con su correspondiente confirmación de asistencia y la programación, las podrás enviar bien por correo ordinario o, si te quieres ahorrar unos eurillos en impresión y gastos de envío hacerlo a través de un mail que adjunte o sea la propia invitación.

Debes prestar atención a la invitación pues es la primera información que le llega a los asistentes sobre el evento que vas a organizar y debe llamarles la suficiente atención o interés para que asistan.

La imagen

Cada evento es único y salvo que hagamos el mismo evento en diferentes sitios, tendremos que pensar en una imagen que permita identificar al evento. Una adaptación de tu marca, crear un logotipo y una imagen corporativa para el mismo, o si vas a una feria por ejemplo, crear un stand personalizado para que la gente que asista además de conocer tus servicios se sienta como en casa. (La teoría del Third Place)

Según el tipo de evento basándonos en el número de días, la temática, el programa tendrás que configurar un documento informativo que ayude a los asistentes a organizarse durante la asistencia al mismo, diséñalo una vez hayas pensado los pasos anteriores. Crea un tríptico o un cartel. Y aporta un estilo propio para el mismo que vaya acorde a la imagen de la marca que organiza el evento y también a la que hayas generado.

La comunicación

Dependiendo del alcance que pretendas conseguir la estrategia de comunicación que debes escoger será una u otra, si es algo pequeño quizá con las invitaciones sea suficiente, pero si es algo ya más grande, que pretendes que asistan muchas personas, tendrás que pensar en tener presencia en los medios de comunicación o crear algún perfil en las redes sociales. 

O incluso crear una web informativa en la que además de la ubicación, el programa, la fecha y la hora, puedes añadir otras secciones como subir fotografías, crear contenidos interesantes sobre los ponentes o expositores, crear un mapa de dónde estará el qué.

Los días previos del evento recuerda el programa a los usuarios, aporta información sobre el tipo de cosas que encontrarán el día del eventos, los días que dure el evento cuenta a través de tus redes sociales lo que está pasando, comparte fotografías, haz un resumen de lo que ha pasado. Y, cuando acabe el evento, puedes agradecer a los asistentes su presencia y enviarles algunas fotografías que hayas realizado o información para continuar conversando con ellos, sigue en contacto con ellos. 

¿Te atreves a organizar un evento?

Si estás pensando en organizar un evento, nosotros te podemos ayudar a crear una experiencia que deje huella en las personas que asistan, darte ideas creativas sobre cómo organizarlo o diseñar la imagen corporativa: un logo, la web, un cartel, las invitaciones o el merchandising (del que otro día hablaremos más en profundidad).