Muchas veces pensamos en algún archivo del que nos hemos acordado hace poco y que no somos capaces de encontrarlo, algunas veces porque no le hemos dado el nombre que debería ayudarnos a localizarlo, otras porque lo hemos podido borrar, o porque lo tengamos escondido en carpetas dentro de carpetas.
Somos creadores de contenido, generamos cantidades casi infinitas de documentos, archivos gráficos, audios o vídeos, desde que los móviles irrumpieron en nuestra vida cotidiana aún más. Si ya antes nuestros padres o abuelos guardaban los papeles oficiales, los recibos de las facturas o los contratos firmados en carpetas guardadas en el armario, ahora usamos otros servicios como el almacenamiento en la nube, una memoria externa o nuestro smartphone, lo más curioso es que ellos eran capaces de encontrar en un momento lo que buscaban y con las nuevas tecnologías no siempre resulta igual de sencillo.
¿Cómo debemos nombrar nuestros archivos? Debe tener un nombre corto e identificativo de lo que se está guardando, por ejemplo si quiero guardar una foto del verano 2015, tendré que titular por lo menos con verano15 y la ubicación o el día en el que se hizo la foto, cuando la vas a guardar dices, que más da, si la podré localizar en la galería de imágenes…y claro que la podrás encontrar, pero ¿Cuánto tiempo tardarás? el caso de las fotos, es quizá de los más complejos para reencontrar los archivos.
Además de un nombre corto y fácil de identificar, debemos saber dónde tenemos qué, me explico, somos muchos los que usamos almacenamiento en la nube o en discos duros externos. Podemos crear esquemas sencillos en un documento o en papel mismamente y tenerlo cerca del del ordenador o dispositivo en el que guardamos la información. Algunos no se sabe muy bien por qué que cuando cambian de ubicación los archivo se extravían, pueden ser los duendes, que al parecer, son unas pequeñas identidades que aparecen en los ordenadores de personas entre 50 y 70 años y que hacen desaparecer los documentos, o que no nos permiten acceder a una web, o que nos ha cambiado el tamaño de las fotos.
Otras de las situaciones en la que nuestros archivos pueden ser un caos, es cuando vamos a formatear el ordenador. Los archivos y documentos sino los hemos guardado o creado una copia de seguridad puede que desaparezcan para siempre y además crearemos una situación llena de ansiedad que no es buena para nadie, porque ¿Dónde estará ese archivo? ¿lo puedo volver a recuperar?
Si los archivos son documentos importantes, lo mejor es tener más de una copia en diferentes sitios, por ejemplo, en el ordenador y en una memoria USB o un CD, lo más cómodo para conservar archivos es almacenarlos en la nube, porque salvo circunstancias ajenas, podremos acceder al contenido sin problema desde cualquier sitio con internet. Lo bueno de sistemas como Dropbox es que aún habiendo borrado todo podremos recuperar los archivos.
Existen otras opciones como crear una especie de Dropbox en nuestra casa y al que podremos acceder incluso sin internet, hace las funciones de un disco duro y a la vez de control remoto, pues podemos tener este dispositivo en nuestra casa y acceder desde la distancia sin internet. Aún así, si el documento es importante lo mejor es tenerlo en dos sitios.
Otra forma de almacenamiento son los mails con archivos adjuntos, puede que el documento proceda de otra persona y nos lo ha enviado para que podamos trabajar con él, o porque es el resultado de algo, si no borramos el mail podremos descargarlo tantas veces como queramos, porque el archivo está en él. Si el archivo es grande podemos usar diferentes alternativas para enviárselo a los destinatarios.
En los gestores de mail además podemos crear carpetas, como en el ordenador, para categorizar los documentos o cuerpos de mail que nos envían, esto no siempre es una buena idea, algunos crean hasta 50 carpetas de contenido específico, en cada carpeta sólo guardan un mail, un día les da por buscar un mail y el gestor lo tendrá más difícil cuantas más carpetas tengas creadas, incluso a veces, puedes llegar a pensar que el archivo ha desaparecido…
Lo mejor en esto del ordenador es ser cuidadoso y organizado, porque con la cantidad de información que generamos o utilizamos al día es fácil perder documentos importantes para nosotros, y debemos prestar atención cuando estamos cambiando información de sitio. Si cambiamos de una ubicación una carpeta debemos asegurarnos que estamos añadiendo todos los documentos que tenía o que necesitaremos a lo largo del tiempo.
De vez en cuando, podemos limpiar los documentos que ya sabemos que no vamos a necesitar más, pero otros como apuntes, informes, proyectos o imágenes que nos gusta conservar y si hemos usado un esquema para saber dónde tenemos el qué, también debemos actualizarla, porque sino la próxima vez que vayas no lo volverás a encontrar y volverás al principio.